Obrigações Acessórias Que o Empresário Não Pode Ignorar em 2025/2026: Atualização, Multas e Boa Governança

O sistema tributário brasileiro é reconhecido pela sua complexidade, e as obrigações acessórias estão entre os principais desafios enfrentados por empresários e gestores.

Mais do que simples declarações, elas são ferramentas de controle fiscal que comprovam a regularidade da empresa perante o Fisco.

Com as mudanças em andamento, especialmente em função da reforma tributária e da transformação digital da Receita Federal, manter-se atualizado é essencial para evitar multas e garantir uma gestão fiscal eficiente.

1. O que são obrigações acessórias e por que são importantes

As obrigações acessórias são deveres administrativos e informativos que as empresas devem cumprir regularmente para informar ao Fisco o correto recolhimento dos tributos. Mesmo quando não há imposto a pagar, a falta de entrega dessas obrigações pode gerar multas automáticas e até impedimentos cadastrais.

Em outras palavras, são os relatórios e declarações que comprovam que a empresa está em conformidade com suas obrigações principais, o pagamento dos tributos. O não cumprimento pode afetar a credibilidade fiscal, dificultar a participação em licitações, o acesso a crédito e até causar autuações retroativas.

2. Principais obrigações acessórias para 2025/2026

Com o avanço da digitalização e da reforma tributária, algumas obrigações estão sendo ajustadas ou substituídas. Veja as principais que exigem atenção:

• DCTFWeb

Declaração obrigatória para empresas que recolhem contribuições previdenciárias e IRRF. A não entrega dentro do prazo gera multa mínima de R$ 200,00 (sem movimento) e até R$ 500,00 por mês de atraso.

• EFD-Reinf e eSocial

Ambas integram o SPED e substituem declarações antigas como a GFIP.O eSocial concentra informações trabalhistas e previdenciárias, enquanto a EFD-Reinf trata de retenções de impostos e contribuições. A omissão de dados pode resultar em multas proporcionais ao valor das informações omitidas.

• EFD-Contribuições

Voltada ao PIS e COFINS, exige detalhamento das operações de receita e crédito tributário. Com o avanço da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) prevista na reforma, o formato dessa obrigação deve mudar entre 2026 e 2028, exigindo atenção redobrada do

s contribuintes.

• ECD e ECF

Essenciais para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real, registram informações contábeis e fiscais. A ausência ou erro nessas obrigações pode gerar multa de até 3% sobre o valor das transações omitidas e impedir a distribuição de lucros de forma regular.

• DEFIS (para optantes do Simples Nacional)

Deve ser entregue anualmente informando o faturamento e a composição societária. A não entrega pode impedir o reenquadramento no Simples Nacional e bloquear a emissão de certidões negativas.

• Obrigações estaduais e municipais

Cada ente federativo possui suas próprias declarações, como GIA, EFD-ICMS/IPI e declarações de ISS, que continuam válidas até a completa implementação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) prevista pela reforma.

3. Multas e penalidades por descumprimento

O atraso ou a omissão nas obrigações acessórias pode resultar em multas automáticas aplicadas diretamente pelos sistemas do Fisco. Alguns exemplos comuns:

• DCTFWeb: multa mínima de R$ 200,00 a R$ 500,00/mês;

• ECD/ECF: multa de 3% sobre o valor das transações omitidas;

• EFD-Contribuições: multa de R$ 500,00 a R$ 1.500,00/mês, conforme o porte da empresa;

• Simples Nacional: desenquadramento e impedimento para emissão de CND;

• ISS e ICMS: autuações e bloqueio de inscrição estadual/municipal.

Além do impacto financeiro, a falta de conformidade pode comprometer a imagem da empresa e gerar entraves operacionais.

4. A importância da boa governança fiscal

Em um cenário de intensa fiscalização eletrônica, as empresas precisam adotar práticas de governança tributária, ou seja, um conjunto de processos e controles para garantir a conformidade e reduzir riscos fiscais. Isso inclui:

• Revisar periodicamente o cumprimento das obrigações acessórias;

• Implantar sistemas integrados (ERP, softwares fiscais, automação do SPED);

• Criar rotinas de conferência e auditoria interna;

• Contar com o suporte de um consultor tributário especializado para orientação técnica e planejamento preventivo.

A boa governança não apenas evita penalidades, mas também gera credibilidade junto a bancos, fornecedores e órgãos públicos.

5. Como se preparar para 2026

Com a implementação gradual do IBS e CBS e a provável revisão das obrigações acessórias, as empresas devem iniciar desde já uma fase de adaptação. Algumas recomendações práticas:

• Acompanhar as publicações da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda;

• Manter os dados fiscais e contábeis integrados e conciliados;

• Realizar auditorias preventivas para identificar inconsistências;

• Atualizar o planejamento tributário, considerando os novos formatos de tributação sobre o consumo;

• Investir em capacitação e tecnologia para garantir uma transição segura.

Conclusão

Cumprir as obrigações acessórias não é apenas uma exigência legal, é uma forma de proteger o negócio, evitar prejuízos e demonstrar maturidade fiscal e boa governança. Com as mudanças que vêm com a reforma tributária e o avanço da fiscalização digital, estar atualizado se torna uma vantagem competitiva.

Empresários que contam com assessoria tributária especializada reduzem riscos, melhoram sua previsibilidade financeira e mantêm a empresa em conformidade com segurança e tranquilidade.